(目的)
第1条
この規程は、日本海洋人間学会における各種会議開催にあたり、開催場所に出席することが困難な全員、又は一部構成員が、会議に出席する手段として遠隔会議の実施方法を定めることにより、会議運営を適切、円滑に行うことを目的とする。
(定義)
第2条
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
1 遠隔会議:遠隔地にいる会議構成員がWeb等、電気通信システムで相互に接続して、情報を共有し、意見を交換し、議事を行うことをいう。
2 会議:定款に定める理事会及び総会、並びに細則に定める委員会をいう。
(基本原則)
第3条
(1) 遠隔会議を行う場合、情報セキュリティ上、認められた構成員のみが遠隔参加できる環境、あるいは運用が担保されていること。
(2) 会議ごとの実施可否判断、構成員ごとの遠隔参加可否判断、議題ごとの接続・切断の要否判断等は、当該会議の議長の責任に帰す。
(3) 一部が遠隔参加者の場合、議長、あるいは会議参加者の過半数が遠隔からの参加を認めないと判断する議事に関しては遠隔からの参加は認めず、その議事の間は切断等の措置をとる。従って、遠隔参加者は当該議事に出席したとはみなさない。
(4) 席上回収資料による議事は、遠隔参加者には席上回収資料は送らない。(Webの資料に掲示しない。)従って、席上回収資料のある議事については、本人が作成して提出した資料である場合を除き、遠隔参加者は当該議事に出席したとはみなさない。
(5) 実施にあたっては、守秘事項を含む議事の場合には、遠隔出席者の責任のもとで、遠隔会議システム等から届く音声、映像及び遠隔出席者自身の発言内容の漏洩を防ぐこと。
また、特に許可した場合を除いて録音・録画を禁止とする。
(6) 理事会及び総会の議事録は、定款第29条及び第36条の規定により作成する。作成に当たっては、(5)を遵守しながらも、必要に応じて事務局における録音・録画を認める。
(7) 委員会における会議終了後は、(6)に準じた報告書を会長・常務理事・事務局に速やかに提出すること。
(実施の条件)
第4条
委員会における会議は、構成員の過半数の出席をもって成立し決議を認めるものとする。
2 役員会及び理事会の開催は、定款の定めにより議長が、また委員会の開催は原則として定款に準ずる委員長が、全ての時間に出席して議事進行を努める。
3 その他、会長が認めた会議については前号に準ずる。
(通信費等)
第5条
遠隔会議における通信費は、1時間1000円を単位として現金又は現金相当の金券等を支給する。
2 遠隔会議出席者は通信費の受領を直ちに事務局へ報告しなければならない。
(規程の改廃)
第6条
本規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
附則
本規程は、2020年10月22日より施行する。(2020年10月22日理事会承認)